Thành lập công ty tại Estonia

Thành lập công ty tại Estonia

Theo ý kiến của chúng tôi, Estonia là một trong những khu vực pháp lý hàng đầu với môi trường thuận lợi cho:

• Thành lập và kinh doanh công ty.
• Quản trị lâu dài (thuế và hành chính).
• Tương tác với cơ quan nhà nước.
• Thậm chí là thanh lý công ty.

Theo bảng xếp hạng Doing Business, Estonia đứng thứ 18 (trong 190 quốc gia) về "Mức độ dễ dàng khi kinh doanh" và đứng thứ 12 trong danh mục "Thuế". Đây là thành tích hoàn toàn xứng đáng với Estonia.

Lợi ích chính khi thành lập công ty tại Estonia

1. Chi phí hợp lý: So với các quốc gia châu Âu khác, chi phí thành lập và duy trì công ty tại Estonia thấp hơn rất nhiều.
2. Quy trình thành lập từ xa: Bạn có thể thành lập công ty tại Estonia mà không cần đến Tallinn. Chỉ cần thẻ E-residency hoặc giấy ủy quyền gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh.
3. Hệ thống thuế đặc biệt: Công ty không phải đóng thuế thu nhập doanh nghiệp nếu không phân phối cổ tức cho cổ đông.
4. Quản lý dễ dàng: Bạn chỉ cần cung cấp sao kê tài khoản, hợp đồng, hóa đơn để kế toán của chúng tôi lập và nộp báo cáo thuế VAT và báo cáo tài chính hằng năm.
5. Không yêu cầu Giám đốc địa phương: Không cần thuê giám đốc tại Estonia hay trả lương cho họ.
6. Thuận lợi khi xin mã số VAT: Có thể xin mã số VAT từ xa bằng thẻ E-residency hoặc giấy ủy quyền.
7. Vốn điều lệ thấp: Chỉ từ 0,01 EUR.
8. Danh tiếng quốc tế: Công ty tại Estonia được coi trọng hơn so với các khu vực offshore như Belize, Panama hay BVI.
9. Hiệp định tránh đánh thuế hai lần: Điều này đặc biệt hữu ích khi làm việc với khách hàng quốc tế, ví dụ như ở Mỹ.
10. Khả năng mở tài khoản PayPal và ngân hàng châu Âu: Công ty ở Estonia vẫn có cơ hội mở tài khoản ngân hàng truyền thống tại châu Âu.
11. Điều kiện để xin giấy phép cư trú: Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể xin giấy phép cư trú tại Estonia.

Cấu trúc công ty tại Estonia

• Thành viên Hội đồng quản trị (Giám đốc):
• Phải có ít nhất một thành viên.
• Không yêu cầu phải là công dân/resident Estonia.
• Chỉ cá nhân mới có thể làm giám đốc (không chấp nhận giám đốc là pháp nhân).
• Người sáng lập:
• Ít nhất một người (có thể là cá nhân hoặc pháp nhân).
• Không yêu cầu quốc tịch hoặc nơi cư trú.

Dịch vụ nominee cho công ty ở Estonia

Estonia, là một quốc gia có hệ thống pháp luật lục địa, không có khung pháp lý cho các dịch vụ nominee. Điều này có nghĩa là cổ đông được coi là chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng của công ty. Điều tương tự cũng áp dụng cho giám đốc, người chịu trách nhiệm hoàn toàn bất kể họ hành động thay mặt cá nhân hay theo chỉ dẫn của bên thứ ba.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp hạn chế, dịch vụ giám đốc nominee có thể hợp lý.

Dựa trên thực tiễn, các dịch vụ của giám đốc nominee và cổ đông nominee không được sử dụng rộng rãi ở Estonia.

Vốn điều lệ của công ty ở Estonia

Kể từ ngày 1 tháng 2 năm 2023, vốn điều lệ tối thiểu là 0,01 EUR trong trường hợp công ty chỉ có một cổ đông. Trước đây, vốn điều lệ tối thiểu của một công ty ở Estonia là 2500 EUR.

Giá trị danh nghĩa tối thiểu của mỗi cổ phần là 0,01 EUR.

Khi thành lập công ty tại Estonia, cổ đông phải thanh toán vốn điều lệ. Tuy nhiên, trên thực tế, giám đốc công ty chỉ cần tuyên bố rằng vốn đã được thành lập và thanh toán. Chúng tôi không khuyến nghị thanh toán vốn điều lệ thông qua trang web của Cơ quan đăng ký vì điều này liên quan đến một ngân hàng ở Estonia. Thêm vào đó, nếu ngân hàng từ chối mở tài khoản, quy trình thành lập công ty sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Thông thường, chúng tôi thành lập các công ty ở Estonia với vốn điều lệ là 100 EUR.

Chúng tôi không khuyến nghị thành lập công ty với vốn điều lệ tối thiểu 0,01 EUR vì điều này sẽ gây khó khăn khi thêm cổ đông mới vào công ty, và công ty sẽ phải trải qua quy trình tăng vốn điều lệ.

Có một số yêu cầu bổ sung đối với mức vốn điều lệ tối thiểu khi ngành kinh doanh của công ty yêu cầu giấy phép.

Vốn điều lệ của một công ty ở Estonia thậm chí có thể được hình thành từ các khoản đóng góp phi tiền tệ, như tài sản hiện vật.

Hướng dẫn thành lập công ty từ xa tại Estonia

Bạn có 3 lựa chọn để thành lập công ty tại Estonia:

1. Qua thẻ E-residency: Cách phổ biến nhất, yêu cầu khoảng 4-6 tuần để xin thẻ.
2. Qua giấy ủy quyền (POA): Phương pháp nhanh hơn nhưng tốn kém hơn do yêu cầu hợp pháp hóa và gửi tài liệu.
3. Trực tiếp tại Estonia: Nhanh nhất, nhưng yêu cầu bạn đến Tallinn và tham gia trực tiếp quy trình.

Cách thành lập công ty tại Estonia qua Internet

Yêu cầu cần thiết:
Cách phổ biến nhất để thành lập công ty tại Estonia là đăng ký một công ty OU bằng thẻ E-residency. Để nhận được thẻ này, bạn sẽ cần từ 4 đến 6 tuần kể từ ngày nộp đơn.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Không cần rời khỏi ghế sofa; đây là lựa chọn rẻ nhất so với các cách khác; thẻ E-residency cho phép bạn quản lý công ty một cách thuận tiện nhất.
• Nhược điểm: Thời gian nhận thẻ E-residency ít nhất mất một tháng.

Rủi ro:
Cơ quan Cảnh sát và Biên phòng Estonia có thể yêu cầu thêm thông tin về đơn đăng ký thẻ E-residency. Các yêu cầu này cần được xử lý đúng cách để tránh bị từ chối cấp thẻ.

Cách thành lập công ty tại Estonia bằng giấy ủy quyền (POA)

Yêu cầu cần thiết:
Một cách nhanh hơn để thành lập công ty tại Estonia từ xa là cấp một giấy ủy quyền hợp pháp (POA). Trong một số trường hợp, giấy này cần được Apostille, tùy thuộc vào quốc gia nơi nó được công chứng. Tuy nhiên, cách này đắt hơn so với sử dụng thẻ E-residency.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Tốc độ thành lập công ty nhanh chóng.
• Nhược điểm: Chi phí cao hơn do phải phát hành giấy ủy quyền và gửi bưu kiện đến Tallinn; các thủ tục liên quan đến POA thường phức tạp hơn; mỗi lần thay đổi thông tin (như thành viên Hội đồng Quản trị hoặc địa chỉ pháp lý), bạn cần cấp mới POA.

Rủi ro:
Giấy ủy quyền cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi sang Estonia. Sai sót nhỏ nhất có thể dẫn đến việc bị từ chối đăng ký công ty. Ngoài ra, cần kiểm tra xem giấy tờ có yêu cầu Apostille hay không.

Cách thành lập công ty tại Estonia bằng cách trực tiếp đến Estonia

Yêu cầu cần thiết:
Trước tiên, bạn cần đến Tallinn. Nếu bạn có cơ hội đến quốc gia xinh đẹp này, đại diện của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình thành lập công ty.

Ưu và nhược điểm:

• Ưu điểm: Đây là cách nhanh nhất để thành lập công ty; bạn sẽ được chứng kiến toàn bộ quy trình; đây cũng là một cơ hội tốt để du lịch Estonia.
• Nhược điểm: Bạn cần phải rời khỏi ghế sofa.

Rủi ro:
Nếu bạn chịu được khí hậu lạnh vùng Baltic và bầu trời ít nắng, bạn có nguy cơ yêu mến Estonia và quyết định chuyển đến sống tại đây.

Thời gian cần thiết để thành lập công ty tại Estonia

• Thẻ E-residency: Công ty sẽ được thành lập trong 1-2 ngày làm việc.
• Giấy ủy quyền (POA): Công ty sẽ được thành lập trong vòng 2 tuần kể từ khi giấy ủy quyền được chuyển đến Estonia.
• Trực tiếp: Quá trình thành lập chỉ mất vài ngày, nhưng cuộc hẹn với công chứng viên cần được đặt trước.

Chi phí thành lập công ty tại Estonia

Chi phí khởi điểm là 1.000 EUR, tùy thuộc vào các dịch vụ mà bạn cần.

Giá cuối cùng phụ thuộc vào:

• Có cần dịch Điều lệ Công ty từ tiếng Estonia sang tiếng Anh bởi dịch giả tuyên thệ không.
• Có cần Apostille trên giấy tờ (trích lục từ Sổ đăng ký và Điều lệ Công ty) không.
• Có yêu cầu lấy mã VAT không.
• Quy trình thành lập công ty (qua POA hoặc thẻ E-residency).

Nếu muốn biết chi phí chính xác trong trường hợp cụ thể của bạn, hãy điền vào biểu mẫu phản hồi trên trang web của chúng tôi.

Yêu cầu để thành lập công ty tại Estonia

Để bắt đầu thủ tục thành lập công ty tại Estonia, bạn cần cung cấp các thông tin và tài liệu sau:

1. Một số lựa chọn tên công ty dự kiến: Điều này giúp chúng tôi kiểm tra tên trong Sổ đăng ký và thông báo cho bạn nếu tên đó khả dụng.
2. Bản scan hộ chiếu của mỗi giám đốc và cổ đông.
3. Email của công ty.
4. Email cá nhân của từng giám đốc và cổ đông.
5. Số điện thoại liên hệ.
6. Mô tả về ngành nghề kinh doanh.
7. Số vốn điều lệ.
8. Địa chỉ thực tế của từng giám đốc và cổ đông.
9. Bản scan hoặc ảnh của thẻ E-residency.

Dựa trên dữ liệu và tài liệu bạn cung cấp, chúng tôi sẽ chuẩn bị mọi thứ cần thiết để đăng ký công ty. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước:

• Nhấp vào liên kết trong email được gửi đến.
• Ký tài liệu bằng thẻ E-residency.

Ngôn ngữ của tài liệu

Estonia sử dụng tiếng Anh và tiếng Estonia cho các tài liệu doanh nghiệp.

• Điều lệ Công ty của công ty Estonia sẽ được viết bằng tiếng Estonia. Nếu cần, nó có thể được dịch sang tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ khác bởi dịch giả tuyên thệ.
• Trích lục từ Sổ đăng ký có thể bằng tiếng Anh hoặc tiếng Estonia và có thể được lấy trực tuyến trên trang web của Sổ đăng ký.

Sổ đăng ký công ty tại Estonia
Sổ đăng ký này chứa thông tin công khai liên quan đến các công ty tại Estonia, bao gồm:

• Cổ đông;
• Thành viên hội đồng quản trị;
• Báo cáo tài chính;
• Mã số VAT và tình trạng hiệu lực;
• Các thông tin khác được nộp vào Sổ đăng ký.

Bạn có thể lấy trích lục từ Sổ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến miễn phí.

Quản lý công ty tại Estonia

• Bạn sẽ phải thanh toán phí địa chỉ pháp lý tại Estonia hàng năm.
• Dịch vụ người liên hệ (contact person service) không còn bắt buộc theo luật định.

Bạn cũng có thể tham khảo thông tin về việc thành lập công ty tại Georgia.

Dịch vụ kế toán và ghi sổ tại Estonia

• Công ty tại Estonia phải nộp báo cáo tài chính hàng năm muộn nhất là 6 tháng sau khi kết thúc kỳ kế toán, tức là trước ngày 30 tháng 6.
• Kỳ kế toán đầu tiên có thể kéo dài đến 18 tháng. Ví dụ: nếu một công ty được thành lập sau ngày 30 tháng 6 năm 2022, kỳ kế toán sẽ bắt đầu từ ngày đăng ký và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm 2023. Báo cáo tài chính sẽ phải nộp trước ngày 30 tháng 6 năm 2024.

Giấy phép cư trú tại Estonia khi mở công ty

Trước tiên, hãy tìm hiểu các cơ sở mà bạn có thể xin giấy phép cư trú tại Estonia:

• Đoàn tụ gia đình
• Trở thành sinh viên
• Kết hôn với công dân Estonia
• Theo hợp đồng lao động
• Dựa trên hoạt động kinh doanh

Chúng ta sẽ tập trung vào hai trường hợp cuối cùng, vì đây là những lựa chọn phù hợp nhất.

Giấy phép cư trú tại Estonia theo hợp đồng lao động

Một trong những câu hỏi phổ biến từ khách hàng là:
"Tôi có thể xin giấy phép cư trú tại Estonia sau khi trở thành E-resident và đăng ký công ty tại Estonia không?"

Câu trả lời là: "Không đơn giản như vậy."

Thực tế, để xin giấy phép cư trú tại Estonia theo diện lao động, người lao động phải có mức lương tối thiểu 1407 EUR/tháng (trước thuế) trong ít nhất 5 tháng trước khi nộp đơn.

Do đó, nếu chọn cách này, bạn cần kiên nhẫn và có đủ tài chính để tự trả lương cho mình, đồng thời đóng thuế chính thức tại Estonia.

Giấy phép cư trú tại Estonia dành cho doanh nhân

Có hai lựa chọn:

1. Đầu tư tối thiểu 16.000 EUR vào một doanh nghiệp tại Estonia với tư cách cá nhân.
2. Đầu tư ít nhất 65.000 EUR vào công ty của chính bạn với tư cách là cổ đông hoặc giám đốc.

Cách mở tài khoản ngân hàng tại Estonia

Hiện nay, nếu bạn không phải là cư dân thực tế tại Estonia (tức là sinh sống tại Estonia, không chỉ là E-resident), thì việc mở tài khoản ngân hàng tại đây gần như bất khả thi.

Trước năm 2016, việc mở tài khoản ở Estonia rất dễ dàng, tương tự như ở Latvia. Tuy nhiên, sau một loạt bê bối rửa tiền, các cơ quan tài chính Estonia đã siết chặt quy định, hạn chế ngân hàng làm việc với người không cư trú, trừ khi họ có mối quan hệ kinh tế thực sự với Estonia (substance). Quy định này cũng áp dụng cho các công ty Estonia thuộc sở hữu của người nước ngoài.

Điều kiện mở tài khoản ngân hàng tại Estonia năm 2024

Để tăng cơ hội được chấp thuận, doanh nghiệp cần thiết lập sự hiện diện thực tế (substance) tại Estonia, bao gồm:
✔️ Thuê văn phòng tại Estonia
✔️ Thuê giám đốc và một số nhân viên địa phương
✔️ Hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ tại Estonia
✔️ Lập kế hoạch kinh doanh rõ ràng, nhấn mạnh sự hiện diện kinh tế tại Estonia
✔️ Đăng ký thẻ E-residency cho người sáng lập công ty
✔️ Thực hiện các hoạt động khác chứng minh mối liên kết chặt chẽ với Estonia

Tuy nhiên, ngay cả khi đáp ứng tất cả các điều kiện trên, không có gì đảm bảo 100% rằng ngân hàng Estonia sẽ chấp nhận bạn làm khách hàng.

Yêu cầu tài liệu để bắt đầu

• Tên công ty dự kiến.
• Bản sao hộ chiếu của giám đốc và cổ đông.
• Email và số điện thoại liên lạc.
• Mô tả ngành nghề kinh doanh.
• Vốn điều lệ dự kiến.
• Địa chỉ thực tế của giám đốc và cổ đông.