Hướng dẫn đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ
Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, việc khai báo thông tin chính xác và nhất quán trên các chứng từ là vô cùng quan trọng. Sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ có thể dẫn đến những rắc rối trong quá trình thông quan, gây chậm trễ, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Ba loại chứng từ quan trọng thường được sử dụng trong hoạt động xuất nhập khẩu là: Tờ khai hải quan, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và Chứng chỉ xuất xứ. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định, cần thực hiện kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ này.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các nội dung cần kiểm tra chéo, đảm bảo sự khớp đúng giữa ba loại chứng từ, giúp nhân viên xuất nhập khẩu thực hiện công việc một cách chính xác và chuyên nghiệp:
1. Thông tin về người xuất khẩu và người nhập khẩu:
* Tên doanh nghiệp: Tên người xuất khẩu và người nhập khẩu phải hoàn toàn giống nhau trên cả ba chứng từ.
* Địa chỉ: Địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu phải chính xác và thống nhất trên cả ba chứng từ.
* Mã số thuế: Nếu có yêu cầu cung cấp mã số thuế, hãy đảm bảo mã số thuế của người xuất khẩu và người nhập khẩu được ghi chính xác trên cả Tờ khai hải quan và Chứng chỉ xuất xứ.
2. Thông tin về hàng hóa:
* Mô tả hàng hóa: Mô tả hàng hóa trên cả ba chứng từ phải thống nhất về tên gọi, chủng loại, quy cách.
* Ví dụ: Trên Tờ khai hải quan ghi "Gạo thơm ST25", trên Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật ghi "Gạo thơm (Oryza sativa)", trên Chứng chỉ xuất xứ ghi "Gạo thơm ST25 đóng gói 5kg" là không khớp nhau. Nên ghi thống nhất là "Gạo thơm ST25" trên cả ba chứng từ.
* Mã số hàng hóa (HS Code): Mã số hàng hóa theo Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS Code) phải được ghi chính xác và giống nhau trên Tờ khai hải quan và Chứng chỉ xuất xứ.
* ⚖️ Khối lượng hàng hóa: Khối lượng tịnh và khối lượng cả bì của hàng hóa phải khớp nhau giữa Tờ khai hải quan và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
* Số lượng và loại bao bì: Số lượng và loại bao bì phải khớp nhau giữa Tờ khai hải quan và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
3. Thông tin về xuất xứ hàng hóa:
Nơi sản xuất: Nơi sản xuất hàng hóa phải được ghi rõ ràng và thống nhất trên cả Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và Chứng chỉ xuất xứ.
Tiêu chí xuất xứ: Tiêu chí xuất xứ của hàng hóa phải phù hợp với quy định của Hiệp định Thương mại tự do và được ghi rõ trên Chứng chỉ xuất xứ.
4. Các thông tin khác:
Phương tiện vận chuyển: Nếu có yêu cầu, phương tiện vận chuyển hàng hóa phải được ghi chính xác và thống nhất trên Tờ khai hải quan và Chứng chỉ xuất xứ.
Ngày: Cần kiểm tra sự hợp lý về mặt thời gian giữa các chứng từ. Ví dụ, ngày cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật phải trước ngày đăng ký Tờ khai hải quan.
Lưu ý quan trọng:
Kiểm tra kỹ lưỡng: Nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra kỹ lưỡng từng thông tin trên cả ba chứng từ trước khi nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
Trao đổi thông tin: Cần trao đổi thông tin thường xuyên với các bộ phận liên quan (như bộ phận sản xuất, kho vận, mua bán quốc tế) để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của thông tin trên các chứng từ.
Việc kiểm tra chéo thông tin giữa ba chứng từ này là một bước quan trọng, giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoạt động hiệu quả, tránh những rủi ro không đáng có. Bằng cách tuân thủ đúng quy định và đảm bảo tính nhất quán của thông tin, doanh nghiệp có thể nâng cao uy tín, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh quốc tế.
(Nguồn Nguyễn Minh Đức)
- Bình luận